Första steg när situationen känns osäker
Ett praktiskt stöd för chefer, HR och arbetsledare när någon verkar påverkad, förändrad eller när situationen känns osäker på arbetsplatsen.
Börja med säkerheten
Checklistan är inte till för att bevisa vad som orsakar en situation. Den är ett stöd för att snabbt gå igenom vad som faktiskt märks, om arbetet kan fortsätta säkert och vem som behöver kopplas in.
När någon verkar påverkad, förändrad eller inte fungerar som vanligt behöver arbetsplatsen agera lugnt, sakligt och i rätt ordning. Fokus ska ligga på säkerhet, observationer, dokumentation och nästa steg.
Checklistan i korthet
Använd frågorna som en första genomgång när situationen känns osäker eller när oro har uppstått.
- Finns akut säkerhetsrisk?
- Kan personen arbeta säkert just nu?
- Vad har faktiskt observerats?
- Behöver riskfyllt arbete pausas?
- Behöver ansvarig chef, HR eller annan funktion kopplas in?
- Vad behöver dokumenteras sakligt?
- Vem ansvarar för uppföljning?
- Vad blir nästa steg?
Steg 1: Bedöm akut risk
Det första steget är att bedöma om situationen innebär risk för personen själv, kollegor, kunder, patienter, elever eller andra. Om det finns tydlig säkerhetsrisk behöver arbetsplatsen agera direkt enligt sina rutiner.
Det kan handla om att pausa riskfyllt arbete, kontakta ansvarig chef eller annan funktion och se till att situationen hanteras utan onödig exponering eller ryktesspridning.
Steg 2: Skriv ner observationer
Dokumentationen ska handla om det som faktiskt har observerats — inte vad någon tror att orsaken är. Skriv hellre konkret och kort än långt och spekulativt.
Steg 3: Prata lugnt och enskilt
Samtalet bör hållas av ansvarig person och ske lugnt, enskilt och sakligt. Utgå från observationer, arbetsförmåga och säkerhet. Undvik anklagelser, diagnoser och formuleringar som bygger på rykten.
Steg 4: Koppla in rätt funktion
Alla situationer ska inte hanteras av en enskild person. Beroende på vad som har hänt kan chef, HR, skyddsombud, facklig kontakt, företagshälsovård, säkerhetsansvarig eller akut hjälp behöva kopplas in.
Det viktigaste är att arbetsplatsen följer sina rutiner och att det är tydligt vem som ansvarar för nästa steg.
Steg 5: Följ upp
Efter den första bedömningen behöver situationen inte lämnas utan fortsättning. Bestäm vem som ansvarar för uppföljning, när den ska ske och vilka åtgärder som eventuellt behöver dokumenteras.
Uppföljningen kan handla om fortsatt samtal, anpassning, stöd, tydligare rutiner, arbetsmiljöåtgärder eller att arbetsplatsen behöver ta in rätt funktion för vidare bedömning.
Gör så här / Undvik detta
Håll hanteringen saklig, respektfull och så avgränsad som möjligt.
Gör så här
- Bedöm säkerheten först.
- Prata enskilt och lugnt.
- Beskriv konkreta observationer.
- Dokumentera sakligt.
- Följ arbetsplatsens rutiner.
- Koppla in rätt funktion vid behov.
- Hantera information varsamt.
- Bestäm nästa steg.
Undvik detta
- Gissa orsaken.
- Prata om personen i arbetsgruppen.
- Låta rykten styra hanteringen.
- Anklaga utan grund.
- Låta riskfyllt arbete fortsätta vid tydlig oro.
- Lova sådant du inte kan hålla.
- Hoppa över dokumentation.
- Lämna situationen utan uppföljning.
Viktigt att förstå
Checklistan är ett stöd för struktur, samtal och första bedömning. Den ersätter inte arbetsplatsens egna rutiner, HR, skyddsombud, facklig rådgivning, juridisk bedömning, vård, företagshälsovård eller polis vid allvarliga situationer.
Vid akut fara, hot, våld eller tydlig säkerhetsrisk ska hjälp kontaktas direkt och riskfyllt arbete avbrytas om det behövs.
Ladda ner checklistan
PDF-versionen kan användas av chefer, HR, arbetsledare och andra ansvariga när oro uppstår och arbetsplatsen snabbt behöver gå igenom säkerhet, observationer, ansvar och nästa steg.
Ladda ner checklistan som PDF