Policy-mall: Trygg och respektfull arbetsplats
En praktisk mall för arbetsplatser som vill skapa tydliga riktlinjer kring bemötande, gränser, ansvar och vad som händer när någon upplever sig illa behandlad.
Fina ord räcker inte om ingen vet vad de betyder
Många arbetsplatser har ord som respekt, trygghet och ansvar i sina dokument. Problemet är inte orden i sig, utan att de ofta blir för allmänna.
En användbar policy behöver förklara vad orden betyder i vardagen, vem som ansvarar för vad och vart man vänder sig när något inte känns okej.
Det här innehåller policy-mallen
Mallen hjälper arbetsplatsen att skapa tydligare riktlinjer kring bemötande, gränser, digital kommunikation, ansvar och uppföljning.
Syfte och grundprinciper
En tydlig inledning om varför policyn finns och vad arbetsplatsen vill förebygga.
Bemötande och gränser
Formuleringar om respekt, jargong, kommentarer, skämt och beteenden.
Digital kommunikation
Riktlinjer för chattar, mejl, interna kanaler, skärmdumpar och rykten.
Kontaktvägar och ansvar
Vem man kan vända sig till och vilka funktioner som kan behöva agera.
Uppföljning
Hur arbetsplatsen ser till att policyn inte bara blir ett dokument i en pärm.
Vad policyn bör förtydliga
En användbar policy ska göra det enklare att förstå vad som gäller, vem man vänder sig till och hur information hanteras.
Vad som gäller i vardagen
Hur arbetsplatsen vill att människor pratar med och om varandra.
Vad som inte är okej
Exempel på beteenden, jargong eller situationer som behöver tas på allvar.
Vem man pratar med
Kontaktvägar vid oro, upplevd utsatthet eller frågor om bemötande.
Hur information hanteras
Att information ska delas varsamt och inte spridas bredare än nödvändigt.
Hur digitala kanaler används
Vad som passar i chatt, mejl eller andra interna forum.
Hur policyn följs upp
När rutiner ses över och vem som ansvarar för att de hålls levande.
En enkel struktur för arbetsplatsens policy
Policyn behöver inte vara lång för att vara användbar. Det viktiga är att den är tydlig, begriplig och kopplad till hur arbetsplatsen faktiskt ska agera.
Syfte
Varför policyn finns och vad den ska bidra till.
Grundprinciper
Hur arbetsplatsen ser på respekt, trygghet, ansvar och bemötande.
Bemötande i vardagen
Hur medarbetare förväntas prata med varandra, även vid stress eller oenighet.
Gränser och oacceptabla beteenden
Vad arbetsplatsen inte accepterar, exempelvis kränkande kommentarer, exkludering eller hotfullt beteende.
Digital kommunikation
Hur chattar, mejl och interna kanaler ska användas.
Kontaktvägar
Vem man kan vända sig till vid oro eller upplevd utsatthet.
Hantering och uppföljning
Hur arbetsplatsen tar emot information, dokumenterar vid behov och följer upp.
Formuleringar som kan anpassas
Textförslagen nedan kan användas som grund och anpassas efter arbetsplatsens språk, verksamhet och egna rutiner.
Om bemötande
“På vår arbetsplats ska alla behandlas med respekt. Det gäller i samtal, möten, digitala kanaler och informella sammanhang.”
Om gränser
“Skämt, kommentarer eller beteenden som återkommande gör att någon känner sig förminskad, exkluderad eller otrygg ska tas på allvar.”
Om digital kommunikation
“Digitala kanaler ska användas på ett sätt som stödjer arbetet och inte bidrar till ryktesspridning, exkludering eller hård ton.”
Om kontaktvägar
“Den som upplever oro, obehag eller utsatthet ska veta vem den kan vända sig till och hur informationen hanteras.”
Om uppföljning
“Riktlinjerna ska följas upp regelbundet och vara kända för både nya och befintliga medarbetare.”
Skapa en policy som faktiskt går att använda
En policy blir starkare när den är konkret, begriplig och kopplad till tydliga kontaktvägar.
Gör så här
- Skriv policyn på begripligt språk.
- Koppla värdeord till konkret beteende.
- Förklara vem man kan vända sig till.
- Beskriv hur information hanteras.
- Ta med digital kommunikation.
- Följ upp policyn regelbundet.
- Se till att nya medarbetare får ta del av den.
Undvik detta
- Använd bara allmänna värdeord.
- Skriv en policy som ingen använder.
- Lämna kontaktvägar otydliga.
- Hoppa över digitala kanaler.
- Lova mer än arbetsplatsen kan hålla.
- Låta policyn bli ett dokument utan ansvarig.
- Behandla enskilda ärenden i grupp.
För vem passar policy-mallen?
Mallen kan användas som grund för nya riktlinjer eller som stöd när befintliga dokument behöver bli tydligare och mer praktiska.
Chefer och arbetsledare
För att tydliggöra förväntningar, ansvar och kontaktvägar.
HR och personalansvariga
För att skapa, uppdatera eller komplettera interna riktlinjer.
Skyddsombud och fackliga företrädare
För arbetsmiljöperspektiv och stöd i frågor om trygghet och bemötande.
Mindre arbetsplatser
För verksamheter som saknar tydliga rutiner eller vill skapa en enkel startpunkt.
Viktigt att förstå
En policy är ett stöd för tydlighet, förebyggande arbete och gemensamma rutiner. Den ersätter inte arbetsplatsens egna skyldigheter, HR, skyddsombud, facklig rådgivning, juridisk bedömning eller professionellt stöd vid allvarliga situationer.
En policy fungerar bara om den är känd, användbar och följs upp.
Ladda ner policy-mallen
PDF-versionen kan användas som grund för arbetsplatsens egna riktlinjer kring bemötande, gränser, digital kommunikation, kontaktvägar och uppföljning.
Ladda ner policy-mallen som PDF