Prata om digitala vanor innan de blir problem
Ett arbetsgruppsunderlag för samtal om chattar, mejl, tonläge, svarsförväntningar, skärmdumpar och gemensamma digitala gränser.
Digitala vanor behöver pratas om tillsammans
Chattar, mejl och digitala grupper är en del av arbetsplatsens vardag. De kan göra arbetet smidigare, men de kan också skapa stress, missförstånd och otydlighet om gruppen inte har gemensamma ramar.
Det här underlaget hjälper arbetsgruppen att prata om tonläge, svarsförväntningar, skärmdumpar, privata grupper och vad som bör tas i chatt, mejl eller samtal.
När underlaget kan användas
Underlaget passar när arbetsgruppen behöver prata om digital kommunikation på gruppnivå, utan att samtalet handlar om en enskild person eller en specifik konflikt.
Vid APT
När gruppen behöver prata om digitala rutiner, tonläge och gemensamma gränser.
Vid introduktion
När nya medarbetare behöver förstå hur arbetsplatsens digitala kanaler används.
När tonen blivit hård
När kommunikationen i chattar eller mejl börjar upplevas vass, kort eller otydlig.
När kanalerna är otydliga
När ingen riktigt vet vad som ska tas i chatt, mejl, möte eller via ansvarig funktion.
När svarsförväntningar skapar stress
När gruppen behöver prata om tillgänglighet, svarstider och arbetsro.
När gruppen vill förebygga problem
När arbetsplatsen vill skapa tydliga digitala vanor innan något blir svårt.
Fem saker gruppen behöver vara överens om
Vilka kanaler används till vad?
Gruppen behöver veta vad som hör hemma i chatt, mejl, möte eller ansvarig kontaktväg.
Hur skriver vi till varandra?
Tonen ska vara tydlig, saklig och respektfull även när det är stressigt.
Vad hör inte hemma i gruppchatt?
Känsliga frågor, personärenden och konflikter behöver ofta tas i annat forum.
När tar vi samtalet muntligt?
Vissa frågor behöver samtal, möte eller ansvarig funktion – inte fler meddelanden.
Vem kontaktar vi när något blir fel?
Kontaktvägar behöver vara tydliga innan en digital situation blir svår.
Frågor att prata igenom tillsammans
Frågorna är tänkta att användas på gruppnivå. De ska hjälpa arbetsgruppen att prata om rutiner, ansvar och gemensamma vanor – inte om enskilda personer.
Hur vill vi att tonen ska vara i våra digitala kanaler?
Prata om vad som är tydligt, respektfullt och fungerande i vardagen.
Vad passar i chatt – och vad passar inte där?
Skilj mellan snabba frågor, känsliga frågor och sådant som kräver samtal.
När ska vi ta något muntligt i stället?
Prata om vilka situationer som inte blir bättre av fler meddelanden.
Hur hanterar vi skärmdumpar och vidare spridning?
Prata om vad som får delas, när och med vem.
Hur undviker vi privata sidokanaler?
Prata om risken att information, ansvar eller personer hamnar utanför.
Vad gör vi om någon upplever sig digitalt utanför?
Prata om kontaktvägar, stöd och hur gruppen kan förebygga digital utfrysning.
Hur snabbt förväntas vi svara?
Prata om svarstider, arbetsro, ledighet och gränser mellan arbete och fritid.
Vad behöver vi förtydliga i våra rutiner?
Samla sådant som är oklart och behöver följas upp efter samtalet.
Prata om ton utan att peka ut någon
Det går att prata om digital ton utan att samtalet blir personligt. Fokus bör ligga på gruppens gemensamma vanor, inte på att diskutera enskilda meddelanden eller personer inför andra.
Arbetsgruppen behöver kunna prata om vad som fungerar, vad som skapar missförstånd och när något behöver tas i ett annat forum än chatt eller mejl.
Gemensamma digitala spelregler
Gruppen kan använda underlaget för att komma överens om enkla spelregler som gör den digitala vardagen tydligare. Spelreglerna behöver inte vara långa, men de ska vara begripliga och möjliga att följa.
Rätt kanal
Vi använder rätt kanal för rätt typ av fråga.
Saklig ton
Vi skriver tydligt, respektfullt och utan onödiga pikar.
Känsliga frågor
Vi tar känsliga frågor i rätt forum, inte i gruppchatt.
Skärmdumpar
Vi sprider inte skärmdumpar eller interna meddelanden i onödan.
Tillgänglighet
Vi respekterar arbetsro, ledighet och rimliga svarsförväntningar.
När något blir fel
Vi lämnar oro vidare till rätt funktion i stället för att sprida den.
Gör så här / Undvik detta
Underlaget ska hjälpa gruppen att skapa digitala vanor som är tydliga, respektfulla och möjliga att följa i vardagen.
Gör så här
- Prata om rutiner, inte personer.
- Bestäm vilka kanaler som används till vad.
- Håll tonen saklig och respektfull.
- Ta känsliga frågor i rätt forum.
- Respektera arbetsro och ledighet.
- Lämna oro vidare till rätt funktion.
- Följ upp digitala vanor regelbundet.
Undvik detta
- Diskutera personer i gruppchatt.
- Låta hård ton bli normal.
- Sprida skärmdumpar i onödan.
- Flytta arbetsansvar till privata grupper.
- Förvänta svar dygnet runt.
- Låta konflikter växa i meddelanden.
- Lämna otydliga rutiner utan uppföljning.
Underlaget ersätter inte arbetsplatsens rutiner
Underlaget är ett stöd för samtal, struktur och gemensam förståelse. Det ersätter inte arbetsplatsens egna policyer, HR, skyddsombud, facklig rådgivning, juridisk bedömning eller annan professionell hjälp vid allvarliga situationer.
Vid hot, trakasserier, allvarliga kränkningar, brottsmisstanke eller akut säkerhetsrisk ska rätt funktion kopplas in direkt enligt arbetsplatsens rutiner.
Ladda ner underlaget
PDF-versionen kan användas vid APT, introduktion eller intern genomgång när arbetsgruppen vill prata om chattar, mejl, tonläge, svarsförväntningar, skärmdumpar och digitala gränser.
Ladda ner underlaget som PDF