Skapa tydliga ramar för digital kommunikation
En policy-mall för arbetsplatser som vill skapa tydligare rutiner kring chattar, mejl, svarsförväntningar, skärmdumpar, privata grupper och digitalt bemötande.
En policy ska vara enkel att använda
En policy för digital kommunikation behöver inte vara lång eller juridiskt tung för att vara användbar. Den viktigaste uppgiften är att skapa gemensamma ramar för hur arbetsplatsens digitala kanaler ska användas.
När det är tydligt vad som hör hemma i chatt, mejl, möten, privata grupper och ansvariga kontaktvägar blir det lättare att undvika missförstånd, hård ton, ryktesspridning och otydligt ansvar.
Vad policyn bör innehålla
Syfte
Förklara varför policyn finns och vad den ska hjälpa arbetsplatsen med.
Kanaler och användning
Tydliggör vad som hör hemma i chatt, mejl, möten, ärendesystem och andra kanaler.
Ton och bemötande
Beskriv hur arbetsplatsen vill att medarbetare kommunicerar digitalt.
Svarsförväntningar
Förtydliga när svar förväntas och vad som gäller utanför arbetstid.
Skärmdumpar, bilder och vidare spridning
Beskriv hur information ska hanteras varsamt och ansvarsfullt.
Kontaktvägar när något blir fel
Gör det tydligt vem man kontaktar vid oro, konflikt eller otydlighet.
Kanaler: vad används till vad?
Många digitala problem uppstår när arbetsplatsen inte har bestämt vad olika kanaler ska användas till. Då kan känsliga frågor hamna i gruppchattar, beslut försvinna i privata trådar eller viktig information spridas ojämnt.
Ton, respekt och gränser
Digital kommunikation saknar ofta tonfall, kroppsspråk och sammanhang. Det gör att korta svar, ironi eller hård jargong lättare kan misstolkas eller upplevas som riktade mot någon.
Policyn bör därför beskriva hur arbetsplatsen vill att medarbetare skriver till varandra, särskilt i grupper där flera kan läsa det som skrivs.
Exempel på formulering
På vår arbetsplats ska digital kommunikation vara saklig, respektfull och begriplig. Vi undviker personangrepp, hård jargong, upprepade pikar och formuleringar som riskerar att skapa oro eller utanförskap.
Svarsförväntningar och tillgänglighet
Otydliga svarsförväntningar kan skapa stress. Om medarbetare upplever att de alltid behöver vara tillgängliga kan digital kommunikation påverka återhämtning, fokus och arbetsmiljö.
Policyn bör därför förtydliga när svar normalt förväntas, hur brådskande frågor ska hanteras och vad som gäller utanför arbetstid.
Skärmdumpar, bilder och känslig information
Digital information kan spridas snabbt. Skärmdumpar, bilder, kommentarer och interna meddelanden kan hamna i nya sammanhang och påverka både arbetsmiljö, integritet och förtroende.
Policyn bör därför förklara hur arbetsplatsen vill att information ska hanteras, särskilt när den rör personer, konflikter, oro eller känsliga arbetsplatsfrågor.
Exempel på formulering
Vi sprider inte skärmdumpar, bilder eller interna meddelanden vidare utan tydligt syfte. Information som rör personer, konflikter eller oro ska lämnas till rätt funktion och inte diskuteras i grupper där den inte hör hemma.
När något blir fel
En policy behöver också säga vad medarbetare ska göra när digital kommunikation börjar skapa problem. Det kan handla om hård ton, ryktesspridning, skärmdumpar, digital utfrysning eller konflikter som växer i chatt.
Det viktiga är att situationen kan lämnas vidare till rätt funktion i stället för att spridas, förstärkas eller hanteras i fel forum.
Vid hård ton
Ta upp tonen sakligt eller lämna vidare till ansvarig funktion om mönstret fortsätter.
Vid rykten
Sprid inte vidare. Lämna informationen till chef, HR eller annan ansvarig funktion.
Vid konflikt
Flytta frågan från chatt till samtal, möte eller rätt ansvarig kanal.
Policy-mallen ersätter inte arbetsplatsens rutiner
Policy-mallen är ett stöd för struktur, samtal och arbetsmiljöarbete. Den ersätter inte arbetsplatsens egna rutiner, HR, skyddsombud, facklig rådgivning, juridisk bedömning eller annan professionell hjälp vid allvarliga situationer.
Vid hot, trakasserier, allvarliga kränkningar, brottsmisstanke eller akut säkerhetsrisk ska rätt funktion kopplas in direkt enligt arbetsplatsens rutiner.
Ladda ner policy-mallen
PDF-versionen kan användas som mall för arbetsplatser som vill skapa eller förbättra sina rutiner för chattar, mejl, digitala grupper, svarsförväntningar, skärmdumpar och digitalt bemötande.
Ladda ner policy-mallen som PDF