Prata sakligt när situationen är känslig
Ett samtalsstöd för chefer, HR och arbetsledare som behöver ta ett lugnt, enskilt och sakligt samtal när oro kring påverkan kan påverka arbete, säkerhet eller arbetsmiljö.
Börja inte med anklagelsen
När det finns oro kring påverkan kan samtalet lätt bli spänt. Därför behöver det hållas lugnt, enskilt och sakligt. Målet är inte att pressa fram en förklaring eller fastställa orsaken, utan att prata om det som faktiskt har observerats och vad som behöver hända nu.
Samtalet bör handla om arbetsförmåga, säkerhet, observationer, rutiner och nästa steg.
När samtalsstödet kan användas
Samtalsstödet passar när arbetsplatsen behöver prata om oro på ett lugnt, sakligt och respektfullt sätt.
Vid oro för påverkan
När någon verkar förändrad, okoncentrerad, ostadig, frånvarande eller inte fungerar som vanligt.
Vid säkerhetsrisk
När arbetet inte verkar kunna fortsätta säkert just nu.
Efter en incident
När något har hänt och ansvarig behöver prata igenom situationen sakligt.
Vid återkommande signaler
När samma typ av oro eller beteende återkommer över tid.
När rykten cirkulerar
När information behöver hanteras varsamt och inte spridas vidare.
Inför uppföljning
När arbetsplatsen behöver prata om nästa steg, stöd eller fortsatt hantering.
Bestäm vad samtalet ska handla om
Innan samtalet bör ansvarig person gå igenom vad som faktiskt har observerats, om det finns säkerhetsrisk, vilka rutiner som gäller och vad som behöver dokumenteras.
Exempel på inledningar
Börja med observationer, säkerhet och arbetsmiljö. Inte med misstankar eller diagnoser.
“Jag vill prata med dig om några saker som har observerats i arbetet.”
“Det här samtalet handlar om säkerhet, arbetsmiljö och hur arbetet fungerar just nu.”
“Jag vill stämma av hur du mår och om arbetet kan fortsätta säkert.”
“Vi behöver prata om nästa steg enligt våra rutiner.”
Frågor som hjälper utan att anklaga
Öppna frågor gör det lättare att hålla samtalet sakligt och minska risken för försvar, konflikt eller spekulation.
Hur mår du just nu?
En enkel fråga som kan öppna samtalet utan att peka ut en orsak.
Finns det något som påverkar din förmåga att arbeta säkert?
Fokuserar på säkerhet och arbetsförmåga, inte på misstankar.
Hur ser du själv på det som har hänt?
Ger personen möjlighet att beskriva situationen med egna ord.
Behöver du stöd på något sätt?
Öppnar för hjälp utan att ställa diagnos eller dra slutsatser.
Finns det något arbetsplatsen behöver känna till?
Kan hjälpa ansvarig att hantera situationen rätt enligt rutiner.
Vad behöver hända nu?
För samtalet vidare mot säkerhet, ansvar och nästa steg.
Det här bör du inte börja med
Vissa formuleringar kan låsa samtalet direkt. Välj hellre ord som handlar om observationer, säkerhet och rutiner.
Undvik
- Har du druckit?
- Är du drogpåverkad?
- Alla märker att något är fel.
- Du verkar missbruka något.
- Jag har hört vad andra säger.
- Du måste erkänna vad som hänt.
Säg hellre
- Jag vill prata om det som har observerats.
- Jag behöver bedöma om arbetet kan fortsätta säkert.
- Vi behöver följa våra rutiner.
- Vi behöver komma överens om nästa steg.
- Jag vill förstå om det finns något stödbehov.
Skriv ner det som är relevant
Dokumentationen bör vara saklig och begränsad till sådant som behövs för att förstå samtalet, beslutade åtgärder och uppföljning.
Datum och tid
När samtalet hölls och i vilket sammanhang.
Vilka som deltog
Vilka personer eller funktioner som var närvarande.
Vad samtalet gällde
Vilka observationer eller situationer som togs upp.
Säkerhet och arbetsförmåga
Om arbetet, säkerheten eller ansvar påverkades.
Beslut och stöd
Vilka beslut som fattades och vilket stöd som erbjöds.
Uppföljning
Vem som ansvarar för nästa steg och när frågan följs upp.
Samtalet ska inte lämna personen i ovisshet
Samtalet bör avslutas med att det är tydligt vad som händer nu. Det kan handla om fortsatt arbete, pausat arbetsmoment, kontakt med HR, företagshälsovård, uppföljning eller annan åtgärd enligt arbetsplatsens rutiner.
Det viktiga är att personen förstår vad som är beslutat, vem som ansvarar och när nästa kontakt sker.
Samtalsstödet ersätter inte professionellt stöd
Samtalsstödet är ett stöd för struktur, bemötande och samtal. Det ersätter inte arbetsplatsens egna rutiner, HR, skyddsombud, facklig rådgivning, juridisk bedömning, vård, företagshälsovård eller polis vid allvarliga situationer.
Vid akut fara, hot, våld eller tydlig säkerhetsrisk ska hjälp kontaktas direkt och riskfyllt arbete avbrytas om det behövs.
Ladda ner samtalsstödet
PDF-versionen kan användas av chefer, HR och arbetsledare som stöd inför eller under ett samtal där oro kring påverkan behöver hanteras sakligt, lugnt och tydligt.
Ladda ner samtalsstödet som PDF