Checklista: Första steg vid oro eller incident
En praktisk checklista för chefer, HR, skyddsombud och arbetsledare som behöver agera lugnt, sakligt och i rätt ordning när något händer på arbetsplatsen.
Börja med att skapa lägesbild
När något händer på en arbetsplats är det lätt att direkt försöka avgöra vem som gjort rätt eller fel. Men det första steget bör vara enklare än så: förstå vad som faktiskt är känt, om någon är i fara och vem som behöver kopplas in.
Checklistan hjälper arbetsplatsen att agera lugnt, sakligt och i rätt ordning när något är oklart, känsligt eller riskerar att påverka arbetsmiljön.
Checklistan i korthet
Punkterna nedan hjälper arbetsplatsen att undvika förhastade slutsatser, samla rätt information och se till att någon ansvarar för nästa steg.
Bedöm om situationen är akut
Finns risk för hot, våld, allvarlig påverkan eller omedelbar fara?
Säkra personer och plats vid behov
Se till att ingen lämnas ensam i en otrygg eller riskfylld situation.
Skriv ner vad som faktiskt är känt
Anteckna tid, plats, händelse, vilka som berörs och vad som är bekräftat.
Skilj på fakta, upplevelser och antaganden
Blanda inte ihop vad någon upplevt med vad som faktiskt är fastställt.
Prata inte bredare än nödvändigt
Dela information varsamt och endast med personer som behöver känna till den.
Ta stöd av rätt funktion
Chef, HR, skyddsombud, facklig företrädare, säkerhetsansvarig eller extern hjälp kan behöva kopplas in.
Bestäm vem som ansvarar för nästa steg
Någon behöver äga frågan så att den inte faller mellan stolarna.
Dokumentera vad som görs
Skriv ner beslut, kontaktvägar och nästa åtgärd.
Följ upp inom rimlig tid
En situation som inte följs upp riskerar att fortsätta påverka arbetsmiljön.
När checklistan kan användas
Checklistan är användbar när arbetsplatsen behöver få ordning på vad som hänt, vem som berörs och vad nästa steg bör vara.
Vid oro kring beteende
När någon förändras, verkar pressad eller skapar osäkerhet.
Vid återkommande konflikt
När samma problem påverkar samarbete eller arbetsmiljö.
Vid kränkande bemötande
När någon upplever sig utsatt, förminskad eller illa behandlad.
Vid hotfull situation
När någon känner rädsla, press eller risk för eskalering.
Vid digital händelse
När meddelanden, chattar, rykten eller skärmdumpar påverkar arbetsplatsen.
Vid oklar ansvarsväg
När ingen vet vem som ska ta frågan vidare.
Gör rätt saker först
I början av en svår situation är målet inte att lösa allt direkt. Målet är att agera lugnt, skydda berörda och skapa en tydlig väg framåt.
Gör så här
- Stanna upp innan du agerar.
- Bedöm akut risk först.
- Dokumentera sakligt.
- Prata med rätt funktion.
- Skydda berördas integritet.
- Bestäm ansvarig person.
- Följ upp.
Undvik detta
- Sprid information i arbetsgruppen.
- Gå på rykten.
- Pressa fram snabba erkännanden.
- Lova sådant du inte kan hålla.
- Försök lösa allvarliga frågor ensam.
- Lämna situationen utan uppföljning.
För vem passar checklistan?
Checklistan är framtagen för arbetsplatser som behöver ett enkelt och praktiskt stöd när något kräver uppmärksamhet, ansvar och uppföljning.
Chefer och arbetsledare
För första bedömning, ansvarsfördelning och nästa steg.
HR och personalansvariga
För stöd i dokumentation, rutiner och uppföljning.
Skyddsombud och fackliga företrädare
För arbetsmiljöperspektiv och stöd till berörda.
Mindre arbetsplatser
För verksamheter där ansvarsvägarna behöver bli tydligare.
Viktigt att förstå
Checklistan är ett praktiskt stöd för första bedömning och struktur. Den ersätter inte arbetsplatsens egna rutiner, HR, skyddsombud, facklig rådgivning, juridisk bedömning, vård eller polis vid allvarliga situationer.
Ladda ner checklistan
PDF-versionen kan användas vid chefsmöten, APT, HR-arbete, introduktion eller som stöd när arbetsplatsen behöver agera snabbt men ändå sakligt.
Ladda ner checklistan som PDF